ج- دعم عمليات المكاتب و الاتصال: تم تطوير أنظمة مدعمة للمعلومات هدفها الرئيسي إنهاء و لو جزئيا أنشطة المكاتب و بصفة عامة أنشطة الاتصال داخل المؤسسة .
2-2- بنك المعلومات : نظام بنك المعلومات هو مجموعة من البرامج لفحص السجلات على الحاسوب ، الهدف منه حفظ البيانات و المعلومات و جعل هذه المعلومات متاحة للمستخدمين عند الحاجة إليها .
2-3- الأنظمة المدعمة للتسيير : يعتبر الهدف الأساسي لهذه النظم هو جمع معلومات لمتخذي القرارات ، ويمكن التمييز بين :
أ- أنظمة وضع التقارير : في أغلب المنظمات و المؤسسات يتم إيصال المعلومات الضرورية بمساعدة تقارير دورية كجداول المبيعات ، الموازنات الشهرية الانحرافات و في أغلب الأحيان يشكل النظام المحاسبي الركيزة لمثل هذه التقارير ، و يمكن لهذه التقارير أن توضع تبعا لما يلي :
v بطريقة نظامية تبعا لفترة دورية محددة سلفا .
v بناءا على طلب المستعملين .
ب- أنظمة دعم القرار : هي أنظمة هدفها الرئيسي مساعدة المقررين عند مختلف سواء من ناحية البحث و جمع المعلومات ، أو اختيار النماذج الملائمة لاتخاذ القرار المناسب .
المطلب3 : مصادر تصميم نظم المعلومات ¹
نتطرق أولا إلى حاجات تطوير و تصميم نظم المعلومات و التي نعرضها بالشكل موجز فيما يلي :
* اكتشاف الأفراد لخطأ في النظام الحالي كنتيجة لفشل النظام في تسجيل بعض العمليات أو تعطله بصورة متكررة .
* ظهور تكنولوجيا جديدة يترتب على استخدامها تخفيض التكاليف .
* قد ترى الإدارة العليا عند قيامها بالتخطيط الاستراتيجي أن إدخال نظام جديد للمعلومات يعطي المؤسسة ميزة تنافسية ، أو أن المنافسين استخدموا تكنولوجيا جديدة للمعلومات مما يمثل تهديدا للمؤسسة .
أما ثانيا نذكر الأطراف المشاركة في بناء النظم و التي هي كالتالي :
1- المجموعات التنظيمية : تتضمن ما يلي :
أ- الإدارة العليا : توفر الخطة الاستراتيجية للمؤسسة و تقدم التمويل و الدعم اللازمان لبناء النظام .
ب- المجموعة المهنية : مثل القانونيين الذين يتولون عقود شراء البرامج و الحسابات .
ج- الإدارة الوسطى : تبني نظم المعلومات لمساعدة الإداريين على اتخاذ القرار .
د- الإدارة الإشرافية : عليها أن تمد المحللين و المصممين بكافة المعلومات التي يطلبونها أثناء المقابلات الشخصية معهم .